Art. 45a k.p.a. - doręczenie decyzji administracyjnych 2025

W dniu 21 maja 2025 r. ustawodawca dokonał istotnej zmiany w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczącej doręczania pism, w tym m.in.doręczenia decyzji administracyjnej, dodając art. 45a, który wejdzie w życie 13 lipca 2025 r. Celem tej nowelizacji jest usprawnienie procedur doręczeń w sytuacjach, kiedy nie można ustalić aktualnego adresu siedziby jednostki organizacyjnej lub organizacji społecznej, co ma szczególne znaczenie dla funkcjonowania organów administracji publicznej i zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania.

Główne założenia art. 45a k.p.a.

Doręczenie osobie upoważnionej (§ 1)

W sytuacji, gdy nie jest możliwe doręczenie pisma w trybie doręczenia zastępczego (art. 45 k.p.a.) , ponieważ podany adres siedziby jednostki nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem, a jednocześnie nie można ustalić nowego adresu, pismo można doręczyć osobie fizycznej upoważnionej do jej reprezentowania. To rozwiązanie ma na celu zapewnienie skuteczności doręczeń mimo braku dostępnych danych adresowych.

Doręczenie osobie upoważnionej w reprezentacji łącznej (§ 2)

W przypadku, gdy reprezentacja jednostki ma charakter łączny, doręczenie dokonuje się wszystkim osobom upoważnionym do jej reprezentowania. Doręczenie uważa się za skuteczne z chwilą najwcześniejszego doręczenia któregokolwiek z upoważnionych.

Brak możliwości ustalenia adresu (§ 3)

Jeżeli mimo podjęcia działań doręczenie nie jest możliwe, pismo pozostawia się w aktach sprawy, co ma skutek doręczenia.

Uznanie doręczenia za dokonane (§ 4)

Uznanie doręczenia za skuteczne następuje w dniu sporządzenia adnotacji o niemożności ustalenia adresu przez organ administracji publicznej.

Obowiązek organu (§ 5)

Organ administracji jest zobowiązany niezwłocznie sporządzić i utrwalić w aktach adnotację o niemożności ustalenia adresu.

Skuteczność doręczenia i praktyczne znaczenie zmiany

Dodanie art. 45a k.p.a. wprowadza bardziej elastyczne i skuteczne rozwiązania w zakresie doręczeń, zwłaszcza w przypadkach, gdy adres siedziby organizacji jest nieaktualny lub nie można go ustalić. Dzięki temu organy administracji mają narzędzie do kontynuowania postępowania i zapewnienia prawidłowego toku spraw, nie tracąc istotnych terminów, co może korzystnie wpłynąć na skuteczność i sprawność działań administracyjnych.

Podsumowanie

Dla organów administracji

Zmiana ta wymaga od organów szczególnej staranności w dokumentowaniu działań związanych z doręczeniami, a także od podmiotów uczestniczących w postępowaniu - konieczności zapewnienia aktualnych danych kontaktowych

Dla przedsiębiorców i organizacji społecznych

Oznacza to konieczność monitorowania swoich danych oraz współpracy z organami w celu uniknięcia opóźnień w postępowaniach

Jeśli potrzebujesz szczegółowej analizy tej regulacji lub pomocy w dostosowaniu procedur doręczenia w postępowaniu administracyjnym do nowych wymagań, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Jesteśmy gotowi wesprzeć Cię na każdym etapie postępowania administracyjnego.

Źródło:

Ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. z 2025 r. poz. 769)